Nhu cầu thật sự của bạn là Office Online hay Office 365?

Microsoft Office từng là một khoản đầu tư khá đắt tiền đối với người dùng máy tính , từ cá nhân cho đến doanh nghiệp, từ máy Mac cho đến Windows. Tuy nhiên, Microsoft hiện cung cấp bộ ứng dụng văn phòng này dưới cả hai dạng miễn phí và trả phí, có thể dùng được trên bất kỳ loại thiết bị nào có màn hình .

Office 365 được xem là một giải pháp văn phòng hoàn hảo cho các doanh nghiệp muốn tăng trưởng kinh doanh và năng suất của nhân viên. Với cách tiếp cận mới, tích hợp sâu với dịch vụ điện toán đám mây thông qua các ứng dụng được cải tiến đột phá, mạnh mẽ và thông minh hơn, Office 365 còn được tối ưu hóa cho công nghệ cảm ứng, giúp người dùng có thể dễ dàng thao tác trên các thiết bị cảm ứng như điện thoại thông minh, máy tính bảng… để hoàn thành công việc mọi lúc mọi nơi một cách hoàn hảo.

Microsoft Office Online là một phần trong gói Office 365, Office Online giúp bạn làm việc dễ dàng hơn trong đám mây vì các tài liệu Word, Excel, PowerPoint, OneNote, và PDF đều nằm trong trình duyệt web. Dưới đây là vài thông tin mà bạn cần biết để có thể lựa chọn phiên bản Office phù hợp với nhu cầu của mình.

Miễn phí ai chẳng thích

Office Online cung cấp 4 tính năng chính là : Word, Excel, PowerPoint, và OneNote tương tự như bộ Office Home & Student 2013. Bạn cũng có thể sử dụng Outlook.com cho email thay vì phải trả phí cho Outlook. 

Tuy nhiên, ứng dụng Office Online và Office cho các thiết bị di động phiên bản miễn phí sẽ bị giới hạn một số tính năng so với phiên bản tính phí. Ví dụ, nếu bạn so sánh thanh Home trong Word Online với thanh Home trong Word 2013, thì hai ứng dụng này gần như giống hệt nhau. Bạn có thể sao chép, cắt và dán, thay đổi các đặc font, và nhiều hơn thế. Tuy nhiên,có một vài tính năng mà bạn có thể bỏ lỡ như: Word Online thiếu đi tính năng Format Painter cho phép bạn sao chép định dạng từ một phần khác, và thiếu đi một vài tùy chọn phông chữ, như Text Effects, Typography, hay Change Case.

Word Online có các tùy chọn định dạng đoạn văn bản, bao gồm danh sách gạch đầu dòng hoặc đánh số, và khả năng căn lề văn bản trái, phải, hoặc trung tâm. Tuy nhiên, nó không có một số tính năng có sẵn trong Word 2013, như đổ bóng hay đường viền.

Sự khác biệt thực sự là tùy chọn thanh công cụ không tồn tại trong Word Online. Nếu bạn nhìn vào các tab ở phía trên cùng của thanh công cụ, bạn sẽ thấy rằng Word 2013 có hai thanh công cụ, cái mà không hề tồn tại trong Word Online.

Với các ứng dụng di động, người dùng có thể xem, tạo và chỉnh sửa các tài liệu văn phòng miễn phí, và đồng bộ hóa các tập tin với Microsoft OneDrive hoặc  lưu trữ đám mây Dropbox. 

Ứng dụng không được miễn phí

Nếu cần nhiều thứ khác hơn ngoài các tính năng tạo và biên tập tài liệu cơ bản thì các ứng dụng Office Online không phải là lựa chọn dành cho bạn. Muốn sử dụng các tính năng cao cấp hơn bạn cần phải đầu tư vào bộ Microsoft Office và cách tốt nhất để có được bộ Microsoft Office là phải đăng ký mua Office 365.

Microsoft đã phát hành bộ Office 365 Personal và Home dành cho cá nhân và gia đình, cùng với nhiều loại hợp đồng khác dành cho doanh nghiệp các cỡ. Office 365 Personal có giá 7 USD/tháng (hay 70 USD mỗi năm). Office 365 Home có giá 10 USD/tháng (hay 100 USD/năm) và có thể dùng chung đến 5 người. Hợp đồng cho Office 365 doanh nghiệp gồm các tính năng dành riêng cho người dùng doanh nghiệp và được tính giá theo cách khác – bắt đầu từ 8,25 USD mỗi người dùng mỗi tháng, nếu bạn muốn có bộ Microsoft Office đầy đủ.

Bất kể loại hợp đồng cho Office 365 nào bạn chọn, người dùng nào cũng đều có bộ Office Professional 2013 đầy đủ cho máy tính Windows hay Mac. Nếu đăng ký mua bộ Office 365, bạn cũng hưởng được đầy đủ tính năng của Office trên tablet hay smartphone và được tặng thêm các đặc quyền như thêm thời gian gọi bằng Skype hay dung lượng lưu trữ OneDrive không giới hạn, thay vì chỉ có 15GB mà Microsoft cung cấp cho các tài khoản OneDrive miễn phí.

Nhu cầu của bạn là gì

Các ứng dụng Office Online là đủ cho hầu hết mọi người. Word, Excel, PowerPoint, và OneNote là những tính năng mà đa số người dùng sử dụng từ các bộ Microsoft Office. Các ứng dụng di động của Office miễn phí có những tính năng bị hạn chế. Tuy nhiên, những ứng dụng này cũng cho phép người dùng tạo, xem và biên tập các tập tin, đồng thời cung cấp những tính năng cơ bản mà hầu hết người dùng thường cần đến.

Nhưng nếu cần các chương trình Access hay Publisher thì Office Online không thích hợp cho bạn. Để có một trong các ứng dụng này trong một bộ, bạn phải mua phiên bản Office Professional 2013 hay đăng ký bộ Office 365 (bộ này cho phép cài đặt Office Professional 2013 trên nhiều máy). Và nếu muốn có thể thực hiện các chức năng như thay đổi hướng bố trí của tài liệu, chèn dấu ngắt phân đoạn hay thực hiện các chức năng cao cấp khác trên tablet hay smartphone, bạn phải đăng ký mua bộ Office 365.

Tuy nhiên, bạn phải tự hỏi là các tính năng đó có quan trọng không. Nhiều người chưa bao giờ dùng đến các tính năng trong phần Citations & Bibliography, Index hay Table of Authorities, hay cũng chưa bao giờ thực hiện trộn thư bằng Mail Merge. Nhưng có người lại thường xuyên dùng Table of Contents thì lại thấy thiếu tính năng này trong Word Online.